Metode pengelolaan dokumen organisasi dan siklus hidupnya sedemikian rupa sehingga dokumen dapat dibuat, ditinjau, dibagikan, diatur, disimpan, dan dihancurkan secara efisien disebut manajemen dokumen. Dokumen kertas adalah pusat informasi penting untuk mengambil keputusan dengan sukses. Seseorang tidak dapat mengambil keputusan yang berguna tanpa pengelolaan dokumen kertas yang tepat karena kurangnya informasi. Setiap bisnis baik besar atau kecil harus selalu berurusan dengan hutang dan pemrosesan piutang untuk menangani faktur dan pembayaran tagihan mereka.

Ada beberapa teknologi baru dan menjanjikan seperti pembayaran tagihan online, faktur elektronik, P-card yang menjanjikan untuk menghapus pemrosesan berbasis kertas dari departemen akuntansi. beberapa perusahaan menawarkan solusi pengambilan data yang secara khusus dikembangkan untuk mengubah semua faktur berbasis kertas, cek, tagihan, dan dokumen lainnya menjadi data yang akan dikirim ke sistem akuntansi atau ERP. Dengan menggunakan perangkat lunak untuk pengambilan data akuntansi, mereka telah meningkatkan efisiensi departemen akuntansi mereka dan mencapai peningkatan produktivitas yang signifikan dalam memproses data hutang dan piutang mereka. Pemindaian dokumen kertas juga akan membantu dalam pengelolaan dokumen kertas yang efektif di perusahaan kecil. Sebagian besar perusahaan yang menawarkan layanan berkualitas tinggi lebih disukai untuk pemindaian. Pemindaian mencegah kehilangan catatan dan memberikan keamanan tentang dokumen digital, pengambilan mudah, portabilitas tinggi, mengurangi ruang penyimpanan dan meningkatkan produktivitas.

Saat ini perusahaan sedang merampingkan alur kerja mereka dengan mengubah dokumen kertas menjadi digital. Melalui perusahaan dokumen digital dapat mengurangi stres staf serta meningkatkan produktivitas. Beberapa perusahaan menggunakan vendor yang menyediakan manajemen dokumen sebagai layanan, di mana dokumen diambil dan dibawa ke fasilitas di luar lokasi untuk diproses. Merancang, mengimplementasikan, dan mengelola sistem manajemen dokumen itu menantang. Aspek-aspek berikut harus dipertimbangkan saat menyusun rencana pengelolaan dokumen: pembuatan, penyimpanan, pengambilan, pengarsipan, keamanan, pengarsipan, penyimpanan, distribusi, alur kerja, dan pemulihan bencana. Ini adalah beberapa metode di mana perusahaan mengelola dokumen kertas mereka.

By admin

Leave a Reply

RamoNews
GetyNews ReckoNews