Saat Anda bersiap untuk menyampaikan presentasi PowerPoint Anda berikutnya, audiens Anda harus menjadi yang pertama dalam daftar pertimbangan Anda. Sayangnya, terlalu banyak presenter yang mengganggu audiens mereka. Sebuah survei online terhadap 688 orang yang secara teratur melihat presentasi PowerPoint mengungkapkan gangguan teratas berikut (item dan berapa persentase responden yang menyebutkan item tersebut sebagai salah satu dari tiga gangguan teratas mereka):

Pembicara membacakan slide kepada kami 62,0%

Teks sangat kecil saya tidak bisa membacanya 46,9%

Slide sulit dilihat karena pilihan warna 42,6%

Kalimat lengkap alih-alih poin-poin 39,1%

Teks atau grafik bergerak/terbang 24,8%

Diagram atau bagan yang terlalu rumit 22,2%

Empat kesalahan teratas yang mengganggu sama dengan survei serupa yang dilakukan pada tahun 2003, menunjukkan bahwa presenter tidak menjadi lebih baik dalam menyajikan informasi yang jelas dengan cara yang menarik.

Survei juga meminta komentar tertulis selain peringkat dan 415 orang menulis dengan ide tambahan. Komentar mencakup berbagai macam, tetapi yang paling umum adalah tiga bidang:

1. Penyampaian Presentasi PowerPoint

Banyak penonton menulis untuk mengomentari bagaimana penyampaian presentasi PowerPoint merupakan masalah besar. Bidang yang menjadi perhatian terbesar adalah:

a) Penggunaan PowerPoint ketika metode komunikasi lain akan lebih baik. Terlalu sering tampaknya PowerPoint adalah metode komunikasi default dan orang-orang lupa bahwa memo sederhana atau percakapan satu lawan satu akan jauh lebih baik.

b) Presenter tidak terbiasa dengan cara menyampaikan presentasi menggunakan peralatan. Komentar menyebutkan kurangnya pengetahuan dari banyak penyaji tentang cara memulai presentasi dengan lancar dan menjaga alurnya tetap berjalan selama presentasi saat menggunakan PowerPoint.

c) Penyaji tidak siap untuk menambahkan apa yang dikatakan slide. Hal ini tampaknya disebabkan oleh presenter yang tidak mengetahui topik dengan cukup baik, atau kesalahan penggunaan PowerPoint sebagai teleprompter di mana pidato dibacakan kepada audiens (menggemakan peringkat teratas).

2. Desain Slide yang Buruk

Bahkan ketika presenter sudah siap dan berpengetahuan luas, desain slide yang buruk menyebabkan kebingungan di antara anggota audiens. Mereka berfokus pada bidang-bidang ini sebagai yang paling menjadi perhatian:

a) Pemilihan warna dan font yang buruk membuat slide sulit dilihat. Sementara komputer memiliki kemampuan untuk menghasilkan jutaan warna dan ratusan font, tidak semuanya harus digunakan bersama-sama. Warna harus memiliki kontras yang cukup untuk dilihat dan font harus jelas dan sederhana agar dapat dibaca saat diproyeksikan. Jika penonton tidak tahu apa yang sedang diproyeksikan, visual tidak ada gunanya.

b) Penyalahgunaan Slide Master dan Slide Layout menyebabkan tampilan slide yang tidak konsisten selama presentasi. Audiens mencari konsistensi selama presentasi dalam tampilan dan tata letak dasar slide. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengikuti presentasi. Terlalu sering mereka menebak seperti apa tampilan slide berikutnya dan dipaksa untuk mencari ide yang relevan di setiap slide.

c) Latar belakang harus bersih dan tidak mengganggu. Audiens menemukan latar belakang yang berisi banyak grafik, simbol, dan teks mengalihkan perhatian dari informasi yang seharusnya menjadi pusat slide. Mereka juga berkomentar tentang bagaimana hitam pekat pada slide putih terlalu terang dan membutuhkan beberapa warna dan desain sederhana untuk membuatnya menarik.

3. Terlalu sering menggunakan fitur PowerPoint

Setiap versi PowerPoint tampaknya berisi lebih banyak fitur yang dirancang untuk memudahkan menambahkan grafik, animasi, dan multimedia yang mencolok ke presentasi. Dan terlalu banyak presenter berpikir bahwa hanya karena fitur itu ada, mereka harus menggunakannya. Penonton jelas bahwa penggunaan animasi untuk menghibur daripada menginformasikan atau menambahkan segmen audio atau video multimedia untuk memamerkan bakat presenter tidak perlu dan tentu saja mengambil dari pesan yang disajikan.

Jutaan Dolar Dibuang untuk Mengganggu Penonton Setiap Tahun
Responden survei juga ditanya berapa banyak presentasi yang mereka lihat dan seberapa umum kesalahan yang mengganggu ini. Lebih dari separuh responden (54%) melihat 100 atau lebih presentasi per tahun, membuat mereka memenuhi syarat untuk mengidentifikasi seberapa sering masalah ini terjadi. Dan berita dari kelompok yang sering presentasi ini anggota audiens tidak baik. Sepertiga dari kelompok ini mengatakan bahwa lebih dari setengah presentasi yang mereka lihat menderita item yang mengganggu ini dan sepertiga lainnya dari kelompok ini mengatakan setidaknya satu dari empat presentasi memiliki elemen yang mengganggu. Ini menunjukkan bahwa persentase yang signifikan dari perkiraan 30 juta presentasi PowerPoint yang dilakukan setiap hari termasuk dalam kategori menjengkelkan. Presentasi yang mengganggu membuang-buang waktu orang-orang yang hadir dan menyebabkan pengerjaan ulang yang sangat besar karena ide-ide tidak dikomunikasikan dengan jelas. Waktu yang terbuang ini bertambah hingga puluhan juta dolar setiap tahun. Dan ini adalah uang yang dapat dihemat dengan membuat dan memberikan presentasi PowerPoint yang lebih baik.

Apa yang bisa dilakukan?

Penyaji perlu fokus pada tiga hal yang akan membantu mereka berkomunikasi lebih jelas saat menggunakan PowerPoint:

1. Siapkan desain slide sederhana dengan warna kontras dan font yang jelas. Gunakan tata letak yang serupa untuk setiap slide sehingga presentasi konsisten dalam tampilan untuk audiens.

2. Sederhanakan konten slide Anda. Gunakan lebih sedikit teks, lebih banyak grafik, dan coba lakukan lebih sedikit pada setiap slide. Pertahankan agar slide tetap fokus dan audiens akan dapat mengikuti pesan Anda dengan lebih baik.

3. Persiapkan diri Anda untuk presentasi. Pelajari cara menggunakan peralatan dan kenali subjek Anda dengan cukup baik sehingga presentasi Anda menjadi percakapan dengan audiens alih-alih membacakan pidato.

Jika Anda menjadikan audiens sebagai fokus utama presentasi Anda, dengan tujuan untuk berkomunikasi dengan jelas dengan mereka, Anda dapat meningkatkan presentasi PowerPoint Anda secara signifikan.

By admin

Leave a Reply

RamoNews
GetyNews ReckoNews