Ketik “email etiket” ke dalam bilah pencarian mesin pencari populer mana pun dan Anda akan mendapatkan lebih dari satu juta klik. Karena email digunakan secara luas, ini menimbulkan masalah tertentu bagi profesional yang berusaha berkomunikasi dengan baik. Salah satu dari lebih dari satu juta klik tersebut akan memberi tahu Anda manfaat menggunakan email untuk menjalankan bisnis Anda karena ini adalah bentuk komunikasi yang cepat dan efisien. Namun, email seringkali merupakan metode komunikasi yang paling tidak disukai oleh banyak pembaca.

Dengan mengingat hal itu, saya ingin membahas salah satu dari banyak opsi email–fungsi “Balas Semua”. Menggunakan fungsi ini dengan hati-hati akan membantu Anda melindungi dan meningkatkan kredibilitas profesional Anda dan mencegah Anda mengasingkan pembaca Anda–terutama mereka yang tidak menyukai email sejak awal.

Saya adalah anggota dari banyak grup online, dan sering kali pemimpin grup akan mengirim email ke seluruh grup untuk memberikan informasi atau menyampaikan poin instruksi. Terlalu sering, penerima pesan grup ini akan menanggapi pengirim dengan menekan fungsi “Balas Semua”. Masalah dengan itu adalah semua “akan dilakukan,” “mengerti,” dan “terima kasih” tanggapan berakhir di Kotak Masuk saya menjadi berantakan, saya harus memilah dan menghapus.

Tujuan yang Disengaja

Fungsi “Balas Semua” harus dicadangkan ketika semua anggota daftar penerima memerlukan informasi yang dikirim. Izinkan saya mengatakannya lagi, simpan “Balas Semua” untuk saat ALL anggota membutuhkan jawaban responden. Dalam berapa banyak kasus yang perlu Anda ketahui bahwa salah satu penerima berkata “oke”? Tidak sering. Sebaliknya, untuk kepentingan waktu, efisiensi, dan profesionalisme, jenis tanggapan ini harus dikirim hanya kepada orang yang membuat email asli.

Anda telah membaca di artikel saya yang lain bahwa komunikasi yang buruk adalah masalah nomor satu dalam bisnis. Menekan “Balas Semua” sebagai kebiasaan dan bukan sebagai pilihan yang dipilih dengan cermat adalah komunikasi yang buruk karena itu mengacaukan kotak masuk kita dengan informasi yang tidak kita butuhkan. Jika kita menganggap bahwa setiap “Balas Semua” adalah selembar kertas di meja kita, apakah kita menginginkan semua tanggapan itu? Benar-benar tidak. Kami akan dikubur di kertas!

Tentu saja, “Balas Semua” memiliki kegunaannya. Dalam proyek kolaboratif di mana semua anggota tim perlu terus diberi tahu tentang apa yang terjadi pada anggota tim, menggunakan “Balas Semua” adalah hal yang benar untuk dilakukan. Ini sangat penting jika tim bekerja dari jarak jauh atau ketika anggota tim bekerja pada shift yang berlawanan atau tidak sering bertemu satu sama lain. Kemudian menggunakan “Balas Semua” adalah komunikasi yang baik karena membuat jalur komunikasi tetap terbuka dan bergerak. Tetapi sekali lagi, saya mengingatkan penggunaan fungsi “Balas Semua” secara bijaksana.

Konsekuensi Kehidupan Nyata

Kami memiliki alasan lain yang sangat bagus untuk menggunakan fungsi “Balas Semua” secara bijaksana dan itu berkaitan dengan fungsi unit sebagai sebuah tim. Menggunakan “Balas Semua” dengan baik dapat meningkatkan kemampuan tim untuk berfungsi dengan menjaga komunikasi tetap terbuka, sehingga membantu perusahaan mencapai tujuannya. Namun, menggunakan “Balas Semua” juga dapat digunakan sebagai senjata dan merusak hubungan tim. Biarkan saya menceritakan sebuah kisah untuk membantu Anda memahami hal ini.

Saya telah bekerja dengan sebuah organisasi yang memiliki sedikit perselisihan internal karena berbagai alasan. Dalam upaya untuk lebih mendukung, presiden organisasi mengirim email gratis tentang upaya satu staf kepada seluruh stafnya. Email yang bagus. Pekerjaan yang baik untuk mengkomunikasikan bagaimana staf membuat organisasi menjadi lebih baik. Ini adalah hal yang responsif dan proaktif untuk dilakukan dari pihak presiden. Inilah yang terjadi selanjutnya: salah satu anggota staf presiden menekan “Balas Semua” dan berkata, “Jangan lupa bahwa Jane juga melakukan bagiannya.”

Bagi pengamat biasa, pertukaran ini tampaknya bukan masalah besar. Tetapi sementara pesan itu mungkin tampak tidak berbahaya, itu juga menyampaikan kesaksian. Balasan staf dirancang tidak hanya untuk mengakui Jane tetapi untuk “menunjukkan” kepada staf lainnya bahwa presiden tidak benar-benar tahu apa yang sedang terjadi di organisasi. Fakta bahwa staf mengirim “Balas Semua” untuk mengakui bahwa Jane memiliki niat subversif, dan itu untuk mengungkap kegagalan presiden. Presiden kemudian bergegas memberi Jane pengakuan yang tepat dan mengirim pesan lain melalui “Balas Semua” yang mengakui kontribusi Jane. Hasilnya: presiden bersikap defensif di depan seluruh stafnya. Bukan posisi yang baik untuk menjadi seorang pemimpin.

Hasil Berbeda

Bisakah situasi ini ditangani dengan lebih baik? Tentu. Staf seharusnya hanya menjawab, menelepon, atau berbicara langsung dengan presiden untuk mengingatkannya tentang upaya Jane. Melakukan hal itu akan menunjukkan rasa hormat kepada presiden dan memberikan kesempatan kepada presiden untuk merevisi pesan asli untuk memberikan penghargaan yang pantas kepada Jane tanpa menempatkan posisi defensif.

Menggunakan opsi “Balas Semua” mungkin merupakan salah satu hal yang dilakukan orang untuk membuat pekerjaan mereka lebih mudah, tetapi mereka melakukannya tanpa mempertimbangkan potensi efek negatif pada organisasi dan pekerja yang terlibat. Saran saya: berhati-hatilah. Gunakan “Balas Semua” hanya ketika semua orang dalam daftar penerima membutuhkan informasi yang Anda miliki dan ketika mereka membutuhkannya dari Anda. Jika tidak, tanggapi hanya inisiator pesan dan biarkan mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik.

By admin

Leave a Reply

RamoNews
GetyNews ReckoNews