Dalam beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan memberikan penekanan yang meningkat pada teknik manajemen proyek sebagai hasil dari pelajaran yang didapat dari kinerja proyek sebelumnya. Setelah mengalami penundaan proyek, overruns, sasaran kualitas yang tidak tercapai, hambatan komunikasi, “cakupan merayap”, dan persepsi umum bahwa proyek berada di luar kendali, perusahaan-perusahaan ini berusaha keras untuk menerapkan praktik Manajemen Proyek yang baik untuk mencegah jenis masalah ini.
Sebagai bagian dari praktik terbaik ini, banyak perusahaan telah menetapkan tinjauan proyek dan program audit, secara berkala meninjau status proyek dan keselarasannya dengan tujuan individu dan perusahaan. Meskipun bermanfaat, dalam banyak kasus tinjauan dan audit ini dilakukan oleh manajer senior yang memiliki kepentingan dalam hasil proyek atau tanpa pengalaman dan pelatihan nyata dalam manajemen proyek. Beberapa perusahaan telah menemukan bahwa tinjauan manajemen ini tidak berhasil karena manajemen senior dan manajer proyek mungkin berbicara dalam bahasa yang berbeda dan melihat proyek dari perspektif yang sama sekali berbeda.

Audit dan tinjauan memerlukan persiapan agar membuahkan hasil. Tinjauan proyek dan protokol audit yang telah ditentukan sebelumnya dapat membantu memfokuskan manajer proyek dan peninjau/auditor pada aspek penting proyek. Mendasarkan protokol ini pada filosofi yang telah terbukti dari Project Management Institute (PMI®), otoritas terkemuka dunia untuk profesi manajemen proyek, dapat memberikan wawasan yang bagus tentang status sebenarnya dari proyek tersebut. Ini memberikan kesempatan untuk mengambil tindakan pada titik yang paling efisien dalam pelaksanaan proyek, meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek.

Kami telah menemukan bahwa audit yang paling efektif dipusatkan pada area pengetahuan manajemen proyek seperti yang didefinisikan oleh PMI®. Kami juga menemukan bahwa tinjauan dan audit proyek yang efektif melibatkan lebih dari sekadar duduk bersama manajer proyek dan mengajukan serangkaian pertanyaan. Wawancara dengan anggota tim proyek, pemangku kepentingan, dan manajemen senior serta tinjauan menyeluruh terhadap semua dokumentasi terkait proyek sama pentingnya untuk menghasilkan hasil yang efektif.

Kepatuhan dengan Proses Manajemen Proyek

    Serangkaian proses manajemen proyek yang ditentukan memberikan konsistensi dalam metodologi manajemen proyek di semua proyek. Ini memfasilitasi manajemen program, memungkinkan pertukaran sumber daya, dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek. Audit harus secara cermat memeriksa kepatuhan prosedur proyek dengan Proses Manajemen Proyek perusahaan. Namun, kepatuhan buta terhadap prosedur ini, tanpa memperhitungkan spesifikasi proyek, dapat menimbulkan inefisiensi dan menghambat kreativitas atau fleksibilitas yang diperlukan untuk membawa proyek ke kesimpulan yang sukses.

Mengontrol Lingkup

    Perubahan ruang lingkup, tanpa penyesuaian tambahan pada jadwal, anggaran, dan tujuan proyek, adalah alasan utama untuk selip jadwal dan proyek yang berlebihan. Kepatuhan untuk mengubah prosedur kontrol diperlukan untuk mengidentifikasi dan mencegah penambahan item “di luar ruang lingkup” yang tidak tepat ke proyek, dan membatasi creep lingkup. Audit harus menargetkan Manajemen Lingkup sebagai faktor utama dalam kinerja proyek secara keseluruhan untuk mencegah peningkatan ukuran proyek yang tidak perlu tanpa meningkatkan nilai proyek.

Kepatuhan dengan Piagam Proyek

    Piagam proyek mendefinisikan secara luas target proyek dan bagaimana keberhasilan proyek akan diukur. Ini pada dasarnya berfungsi sebagai fokus utama dari semua upaya proyek. Proyek dapat dengan mudah keluar jalur dengan mengabaikan piagam proyek, yang mengakibatkan masalah jadwal dan anggaran.

Biaya

    Biaya proyek berdampak pada semua aspek lain dari proyek. Estimasi yang tepat dan pelacakan anggaran sangat penting untuk mengendalikan biaya pada sebuah proyek. Memahami keadaan anggaran suatu proyek dapat memengaruhi semua keputusan yang dibuat selama pelaksanaan dan desain proyek. Audit harus fokus pada dua aspek yang paling penting dari pengendalian biaya – memperkirakan dan melacak. Faktor estimasi termasuk metodologi yang digunakan untuk menentukan biaya proyek dan kendala biaya, perencanaan sumber daya dan asumsi yang dibuat selama proses estimasi. Faktor pelacakan termasuk mekanisme yang digunakan untuk melacak biaya dan metodologi yang digunakan dalam menentukan status biaya proyek.

Waktu

    Manajemen waktu yang tepat sangat penting untuk memenuhi tenggat waktu proyek yang penting dan mencapai tujuan waktu-ke-pasar. Mendefinisikan kegiatan proyek dengan hati-hati, mengurutkannya dengan benar, memperkirakan sumber daya dan waktu untuk masing-masing, dan mengembangkan jadwal adalah semua fase penting dari proses perencanaan. Audit dan tinjauan harus fokus pada kepatuhan terhadap proses manajemen waktu- Apakah aktivitas didefinisikan dan diurutkan dengan benar? Bagaimana estimasi ditentukan? Dan mekanisme apa yang digunakan untuk memantau kepatuhan dan mengontrol jadwal?

Komunikasi

    Sejumlah studi kinerja proyek menunjukkan bahwa
    komunikasi adalah masalah nomor 1 yang dihadapi oleh manajer proyek; akibatnya komunikasi yang tepat sangat penting untuk keberhasilan proyek. Dengan tingkat kepentingan ini, audit dan tinjauan harus sangat fokus pada prosedur dan kemampuan komunikasi Manajer Proyek, mengatasi hambatan komunikasi di dalam perusahaan, dan efisiensi mekanisme yang digunakan untuk komunikasi – Apakah pemangku kepentingan terus dinilai informasi yang perlu mereka ketahui agar proyek berhasil?

Mempertaruhkan

    Mengenali dan mengelola risiko sangat penting untuk keberhasilan proyek. Mengantisipasi dan merencanakan peristiwa berisiko meningkatkan kemungkinan dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi kemungkinan dan dampak peristiwa yang merugikan proyek. Audit harus fokus pada rencana proyek untuk mencegah masalah dan merencanakan tanggapan terhadap masalah yang tidak dapat dicegah.

Kualitas

    Kualitas adalah kunci kepuasan pelanggan, dan mengelola harapan pelanggan adalah kunci keberhasilan proyek. Audit dan ulasan harus fokus pada pendekatan Anda terhadap pengiriman produk – apakah pencegahan lebih ditekankan daripada inspeksi? Apakah kualitas dibangun di dalam atau diperiksa? Apakah semua anggota tim (termasuk manajemen) berpartisipasi dalam proses mutu?

Sumber daya manusia

    Menyelaraskan tujuan proyek dengan tujuan dan motivasi tim proyek adalah bagian penting dari keberhasilan penyelesaian proyek apa pun. Mendefinisikan dan mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab manajemen, anggota tim dan pemangku kepentingan lainnya pada proyek adalah penting. Audit proyek harus fokus pada aspek kritis manajemen SDM – Apakah proyek dikelola dengan baik? Apakah anggota tim menyatu sehingga keseluruhan lebih besar daripada jumlah bagian-bagiannya? Apakah peran anggota dipahami? Apakah ada masalah motivasi?

By admin

Leave a Reply

RamoNews
GetyNews ReckoNews