Dalam bukunya “The 7 Habits of Highly Effective People” Stephen Covey berbicara tentang cara yang benar untuk mendelegasikan kepada orang lain. Jika Anda melakukan pendelegasian dengan baik, Anda akan mencapai peningkatan luar biasa dalam kemampuan Anda untuk menyampaikan. Jika Anda mengadopsi pendekatan yang salah, Anda akhirnya akan memadamkan api yang diciptakan oleh orang lain. Abaikan dasar-dasar pendelegasian yang baik atas risiko Anda!

Cara paling ampuh untuk memanfaatkan waktu Anda adalah melalui pendelegasian. Sebagai individu Anda hanya memiliki 24 jam dalam sehari untuk menciptakan hasil yang Anda inginkan. Dengan mendelegasikan tanggung jawab tugas kepada orang lain, Anda dapat meningkatkan jumlah jam kerja yang Anda kendalikan setiap hari.

Pendelegasian, khususnya bagi orang yang sedang belajar mengatur orang lain seringkali merupakan salah satu hal yang paling sulit untuk dilakukan dengan benar. Jika dikelola dengan buruk, alih-alih menciptakan lebih banyak waktu, Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan krisis yang diciptakan oleh orang lain atau menggunakan waktu mereka secara tidak efektif dan tidak efisien.

Stephen Covey mengidentifikasi dua gaya utama pendelegasian, yang akan saya tambahkan yang ketiga. Dalam lingkungan kerja yang canggih saat ini, hanya satu dari gaya ini yang akan menghasilkan hasil yang diinginkan dengan melipatgandakan keefektifan Anda.

“Delegasi Gofer”

Dalam gaya pendelegasian ini, Anda memberikan instruksi terperinci kepada orang tersebut untuk setiap tugas yang harus mereka lakukan termasuk kapan dan bagaimana melakukan tugas tersebut. Anda akhirnya memberi tahu mereka “lakukan ini, lakukan itu …” maka namanya! Anda mungkin pernah menjumpai seseorang seperti ini – manajer mikro yang ingin mengetahui semua yang Anda lakukan dan mengontrol setiap aspek pekerjaan Anda.

Gaya pendelegasian ini berhasil sampai titik tertentu. Manajer mikro dapat mengelola beberapa orang yang semuanya dapat melakukan tugas-tugas tertentu yang jika dikoordinasikan dengan tepat dapat menghasilkan hasil yang lebih besar daripada satu orang saja.

Namun ada beberapa keterbatasan untuk pendekatan ini. Manajer mikro hanya dapat mengelola sebanyak yang dia bisa kendalikan selama satu hari kerja. Timnya memiliki sedikit ruang untuk menyumbangkan ide dan masukan kreatif mereka sendiri. Jika dikelola dengan baik, input ini dapat memberikan hasil yang jauh lebih besar.

Ini sering kali merupakan gaya delegasi pertama yang diadopsi orang saat mereka mulai mengawasi orang lain. Ini adalah perpanjangan sederhana dari pendekatan mereka untuk mengelola diri mereka sendiri.

Delegasi dengan Abdikasi

Saya pikir nama memberi tahu Anda bahwa ini bukan pendekatan yang baik. Ini sering diadopsi oleh orang-orang yang kurang percaya diri, yang memiliki pengalaman buruk dengan seorang manajer mikro, atau tidak memiliki rencana yang jelas untuk apa yang ingin mereka capai.

Sering keliru untuk pendelegasian sejati melalui penatalayanan yang akan kita bahas di bawah, tetapi berbeda dalam beberapa hal kritis.

Dalam gaya ini, manajer memberi tahu timnya secara kasar apa yang ingin dia lakukan dan kemudian membiarkan mereka melanjutkannya. Kedengarannya baik-baik saja? Nah, ada banyak potensi masalah:

Anggota tim mungkin tidak tahu apa yang harus dilakukan dan mungkin akhirnya melakukan hal mereka sendiri.

Kecuali jika orang-orang yang didelegasikan terbiasa bekerja dalam tim satu sama lain untuk jangka waktu yang lama, kecil kemungkinannya bahwa kegiatan akan dikoordinasikan dan menghasilkan hasil yang koheren.

Tidak ada harapan hasil sehingga tidak ada yang tahu ke mana mereka pergi. Suatu saat mereka akan sampai di suatu tempat, tetapi tidak ada jaminan bahwa mereka akan menghasilkan sesuatu yang berguna atau bahwa mereka akan melakukannya dalam skala waktu yang wajar.

Pada dasarnya, orang yang mendelegasikan telah melepaskan tanggung jawab mereka.

Delegasi oleh Stewardship

Delegasi oleh Stewardship, seperti yang dianjurkan dalam “7 Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif” mengambil yang terbaik dari dua metode yang telah Anda baca sejauh ini dan memperbaiki kelemahannya. Itu tidak mendikte metode – itu diserahkan kepada orang itu, tetapi itu fokus pada memberikan hasil yang spesifik.

Proses ini dimulai dengan visi yang jelas tentang apa yang ingin dicapai pada akhir proses. Ini bisa menjadi tujuan proyek atau bisa menjadi seperangkat metrik yang jelas yang menggambarkan output dari tugas tertentu.

Manajer berbagi visi dengan orang yang akan melakukan pekerjaan dan mereka bersama-sama mengembangkan rencana dan mengidentifikasi kesenjangan dalam pengetahuan orang tersebut. Jika orang yang melakukan pekerjaan tersebut tidak memiliki banyak pengalaman, manajer mungkin harus melakukan banyak hal atas nama mereka.

Langkah selanjutnya adalah menetapkan aturan dasar untuk pekerjaan itu – kapan harus dilakukan, bagaimana Anda ingin kemajuan dilaporkan, hal-hal penting yang harus dihindari, masalah apa pun yang dapat Anda ramalkan, sumber daya apa yang tersedia…

Akhirnya orang tersebut harus diberikan standar kinerja yang jelas yang harus dicapai dan konsekuensi dari kinerja yang baik dan buruk harus dijelaskan.

Saat orang tersebut melakukan pekerjaan, Anda akan mendorong mereka untuk melaporkan kemajuan dan masalah dan juga meminta bantuan di mana mereka membutuhkannya. Namun, Anda akan memberi mereka keleluasaan untuk melaksanakan tugas dalam pedoman, asalkan mereka memenuhi tujuan yang disepakati.

Stephen Covey menganjurkan metode pendelegasian melalui penatalayanan dalam “7 Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif”. Metode ini memberdayakan anggota tim Anda untuk mencapai hasil yang luar biasa sekaligus memastikan bahwa mereka tetap fokus pada gambaran besar. Ini memungkinkan Anda untuk memaksimalkan pengaruh yang dapat Anda capai dari pendelegasian kepada orang lain.

By admin

Leave a Reply

RamoNews
GetyNews ReckoNews